En el año 2014 surgió en ESF Galicia la idea de evaluar algunas de las actividades que llevamos a cabo desde un punto de vista de análisis de errores, buscando una mejora continua que esperamos que redunde en un mejor gobierno de la asociación, y con idea de compartir lecciones aprendidas con personas e instituciones interesadas en el trabajo a favor de los derechos humanos a nivel global (con una visión de organización local y basada en el voluntariado). Esta idea está basada en las publicaciones de los
Failure Reports de ISF Canadá, y se comenzó a ejecutar gracias a la consecución de la subvención para
Fortalecemento de Organizacións Non Gobernamentais de Desenvolvemento de 2014 da
Cooperación Galega da Xunta de Galicia.
Próximamente iremos publicando los
Informes de Errores de diferentes grupos de ESF Galicia, que se podrán consultar en la
etiqueta correspondiente. El primero, que romperá el hielo, es del grupo de programas internacionales de cooperación en derecho humano al agua. Hace referencia a una de las actividades más importantes que se desarrollan en la asociación y parte de la cual gestionan desde o grupo, el Programa de Conocimiento de la Realidad.
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1. ANTECEDENTES
El
Programa de Conocimiento de la Realidad (en adelante PCR) es un programa que se incluye dentro de las actividades de Educación para el Desarrollo y que permite a los participantes conocer en terreno los proyectos que ESF desarrolla con el objetivo de convertirse en motor de sensibilización a su vuelta.
Puede decirse que el PCR consta de las siguientes fases:
- Charlas PCR de difusión (UDC, USC, Coruña, ICD). Consiste en la difusión del programa en diversas Universidades de Galicia.
- Selección PCRs. Una vez difundidos los requerimientos para la plaza tiene lugar el proceso de selección, con las siguientes fases: formación general, estudio de CV y carta de motivación, entrevista personal, selección definitiva.
- Formación PCRs. Las personas seleccionadas (y suplentes que lo desean) son formadas específicamente en referencia al ámbito del proyecto al que pertenecen (en nuestro caso, agua).
- Definición de actividades PCRs a realizar en terreno. Se definen las actividades a realizar en terreno por los PCR y se planifican en el tiempo.
- Seguimiento del PCR en el grupo antes de su experiencia en terreno. En el grupo se realiza un seguimiento de la correcta integración en el mismo.
- Seguimiento del PCR en terreno. En el grupo se hacen reuniones con terreno en las que se presta especial atención a las necesidades de los PCR, además de estar pendientes de las publicaciones que realizan en el blog http://esfhonduras.blogspot.com.es/
- Evaluación del PCR a la vuelta de la experiencia en terreno. Una vez que los participantes regresan, hacen una evaluación sobre la experiencia
- Proyección del PCR tras la experiencia en terreno. La persona participante en el PCR se compromete a participar activamente en el grupo del proyecto al que pertenece.
La valoración de la actuación a lo largo del 2014 no fue tan satisfactoria como debería, así que consideramos que el estudio de los errores cometidos en cada fase del programa nos ayudará a mejorar su gestión y a conseguir un mejor resultado en los participantes del programa.
2. IDENTIFICACIÓN DE ERRORES POR FASES. LECCIONES APRENDIDAS
Selección de participantes en PCR
ERROR 1: Falta del requisito de pertenencia al grupo
• Descripción del error: En la convocatoria no se indicó explícitamente la necesidad del compromiso de permanencia del PCR en el grupo desde el principio, luego el vínculo entre el PCR y el grupo y los proyectos en Honduras al principio fue menor que lo que se desearía.
• ¿Se hizo algo para paliarlo? En su momento no se hizo nada para paliarlo porque el error no se identificó hasta una fase posterior.
• ¿Qué implicó para la organización o para el proyecto? Debido a la adaptación y buena disposición de las participantes, el error no implicó problema alguno para el grupo o el proyecto. A la llegada de las PCR a Honduras, se adaptaron perfectamente a la situación y al proyecto pero debe corregirse para evitar posibles problemas con voluntarios de otro perfil.
• ¿Cómo se podría haber hecho? El error se podría haber corregido desde el principio indicando en la convocatoria y en las entrevistas el requisito de pertenencia el grupo desde el principio. Y no sólo dejarlo ahí, sino efectivamente hacer al PCR pertenecer al grupo (se comenta en otro error).
• Lecciones aprendidas: En la convocatoria que se publica y en el resto de fases de selección (entrevistas) se debe especificar lo que se espera del PCR, para que quede claro desde el principio para las dos partes. En la convocatoria de 2015 se ha hecho así y hasta la fecha la integración de los PCR de este año ha sido total, su participación en reuniones y actividades del grupo es muy alta.
Formación de participantes en PCR
ERROR 1: Falta de incorporación efectiva en el grupo
• Descripción del error: Aunque no se incluyó en la convocatoria de 2014, se podría haber perseguido y fomentado la incorporación de manera más efectiva de las PCR en el grupo, para poder aprender los valores y la forma de trabajar de ESF de manera más clara. Sin embargo por parte del grupo no se hizo un seguimiento con este objetivo.
• ¿Se hizo algo para paliarlo? Las PCR tuvieron relación con el grupo pero no se intentó que esa relación fuera más fuerte.
• ¿Qué implicó para la organización o para el proyecto? Para el proyecto no tuvo implicaciones negativas porque las PCR se adaptaron muy bien en terreno. Sin embargo, tanto las PCR como los propios miembros del grupo podrían haberse beneficiado de una relación más estrecha.
• ¿Cómo se podría haber hecho? Se podría haber fomentado una participación y seguimiento más activo por parte del grupo.
• Lecciones aprendidas: Es mejor incorporar a los PCR desde el principio en la vida del grupo para mejor asimilación de los valores de ESF por parte los PCR y para un mejor conocimiento de los voluntarios por parte
del grupo.
ERROR 2: Formación específica mejorable
• Descripción del error: La formación específica de las candidatas PCR no se realizó progresivamente a lo largo de los meses previos a la experiencia en terreno, sino un poco tarde y en pocas sesiones.
• ¿Se hizo algo para paliarlo? En su momento no se hizo nada para paliarlo, tampoco se consideró un error grave pero ciertamente el hacerlo de manera progresiva puede ser más fructífero y ser mejor asimilado por los PCR.
• ¿Qué implicó para la organización o para el proyecto? De hacerse más progresivo y programado, el aprendizaje puede ser mayor. Además tendría repercusiones positivas para otras fases del programa, como la definición de las tareas PCR: cuanto antes se reciba la formación específica y antes se conozca a las personas voluntarias, mejor se podrán definir las actividades.
• ¿Cómo se podría haber hecho? Programando con mayor antelación la formación específica.
• Lecciones aprendidas: Es mejor impartir la formación específica con tiempo, para una mejor asimilación y conocimiento del proyecto.
Definición de actividades PCRs a realizar en terreno
ERROR 1: Falta de definición de actividades a realizar con antelación
• Descripción del error: La definición de las actividades a realizar por el PCR en terreno se hizo tarde y de manera incompleta, de forma que se terminaron de definir sobre la marcha en terreno.
• ¿Se hizo algo para paliarlo? Las actividades se intentaron definir con antelación pero se tardó bastante en concretarlas.
• ¿Qué implicó para la organización o para el proyecto? No se optimizó la estancia en terreno, como podría haberse hecho si todo hubiera estado planificado.
• ¿Cómo se podría haber hecho? Planificando con antelación, y siendo un proceso más interactivo entre los voluntarios, el grupo y terreno.
• Lecciones aprendidas: Es necesario definir con la mayor antelación y claridad posible las actividades a realizar en terreno, para una mayor optimización de la estancia de los participantes y una mejor adaptación al proyecto en desarrollo.
Seguimiento del PCR en el grupo antes de su experiencia en terreno
ERROR 1: Falta de seguimiento personalizado del participante
• Descripción del error: No se hizo un seguimiento personalizado a las participantes PCR como guía a su estancia en Honduras.
• ¿Se hizo algo para paliarlo? No se hizo nada para corregirlo.
• ¿Qué implicó para la organización o para el proyecto? Implicó que las participantes no estuvieron bien asesoradas desde el principio, y aunque su adaptación en terreno fue positiva, podría haber sido mejor con un mejor asesoramiento.
• ¿Cómo se podría haber hecho? Se podría haber preparado un programa de seguimiento para supervisar su entendimiento de los valores de ESF, la asimilación de la formación específica y sus expectativas respecto de la
estancia en terreno. De esta manera se podrían identificar con antelación posibles problemas o puntos a aclarar/reforzar.
• Lecciones aprendidas: Es necesario preparar un plan de seguimiento para los participantes en el PCR, como apoyo al proceso.
Seguimiento del PCR en terreno
ERROR 1: falta de seguimiento de participantes en PCR en terreno por parte del grupo
• Descripción del error: no se realizó por parte del grupo, descargando la responsabilidad en la persona que ESF Galicia tiene expatriada en Honduras.
• ¿Se hizo algo para paliarlo? No.
• ¿Qué implicó para la organización o para el proyecto? Implicó que tensiones o desajustes en cronograma naturales en las actividades en terreno tuvieran que ser resueltas sobrecargando a la persona expatriada, que no tuvo apoyo en el grupo para resolverlas. También que la estancia no tuviera todo el provecho que podría haber tenido y, sobre todo, haber evitado algunas tensiones dadas por malentendidos en la realización del cronograma y priorización de actividades que se podrían haber solucionado fácilmente con un seguimiento adecuado.
• ¿Cómo se podría haber hecho? Con reuniones periódicas vía teleconferencia donde se expusieran problemas de todo tipo para consensuar soluciones y aclarar malentendidos que pudiera haber.
• Lecciones aprendidas: se incluyen en el cronograma de actividades a realizar estas reuniones de seguimiento con el grupo y una persona del grupo sea la responsable de organizarlas.
Evaluación del PCR a la vuelta de la experiencia en terreno
ERROR 1: Falta de evaluación del PCR en el Grupo Agua
• Descripción del error: Aunque los PCR se evalúan en la Comisión PCR, sería positivo realizar una valoración interna para evaluar el proceso.
• ¿Se hizo algo para paliarlo? La inclusión del estudio del proceso PCR en el informe de errores es un primer paso de autoevaluación.
• ¿Qué implicó para la organización o para el proyecto? Si en el grupo no se hace una evaluación, los errores cometidos no se pueden corregir.
• ¿Cómo se podría haber hecho? A la vuelta de la estancia en terreno, se debería hacer la evaluación de la experiencia hasta el momento y programar las futuras actividades de difusión.
• Lecciones aprendidas: Es muy positivo hacer una evaluación del PCR dentro del grupo al que pertenece, dado que el grupo es el que debe conocer la trayectoria del PCR y puede orientar sus siguientes pasos, además como método para mejorar para la siguiente convocatoria.
Proyección del PCR tras la experiencia en terreno
ERROR 1: Falta de programación de actividades para la difusión de la experiencia
• Descripción del error: No se han realizado suficientes actividades de sensibilización aprovechando la experiencia PCR a la vuelta de la estancia.
• ¿Se hizo algo para paliarlo? Se incluyeron en la planificación del grupo.
• ¿Qué implicó para la organización o para el proyecto? Pérdida de la oportunidad de conocer la realidad hondureña y de las proyectos con más profundidad, sobre todo en lo relativo a la parte más humana.
• ¿Cómo se podría haber hecho? Organizar una reunión con los PCR a pocas fechas de su regreso para planificar las actividades de sensibilización.
• Lecciones aprendidas: es posible aprovechar más y mejor la experiencia de los PCR.
Todas estas reflexiones han hecho además que se vea
importante abordar la evaluación del Programa completo desde que se empezó a implementar en ESF Galicia, allá por el año 2005, coincidiendo con los 10 años. Esta evaluación se abordará en 2016, pero se tiene asegurado financiamiento para la misma.
