Informe de erros: voluntariado en ESF

No ano 2014 xurdiu en ESF Galicia a idea de avaliar algunhas das actividades que levamos a cabo dende un punto de vista de análise de erros, na busca dunha mellora continua dos procesos e xestión. Esperamos que isto redunde nun mellor desempeño e goberno da asociación para facilitar o cumplimento da súa misión. Tamén esperamos que sirva para compartir leccións aprendidas con persoas e institucións interesadas no traballo a favor dos dereitos humanos a nivel global (cunha visión de organización local baseada no voluntariado). Esta idea está baseada nas publicacións dos Failure Reports de ISF Canadá, e comenzouse a executar grazas á consecución da subvención para Fortalecemento de Organizacións Non Gobernamentais de Desenvolvemento de 2014 da Cooperación Galega da Xunta de Galicia.
Se poderán ir consultando na etiqueta "Informe de erros".

O segundo informe da serie fai referencia a distintos procesos na integración de novas persoas voluntarias e da xestión do voluntariado da asociación.


--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Acollidas

1.1. Elaboración dun guión tanto para as acollidas online como para as presenciais

Antecedentes

Cada persoa voluntaria contaba "o que lle parecía" ás novas persoas interesadas que viñan por primeira vez coñecer ESF e non había nada sistematizado.

O erro

Segun a persoa a acollida era diferente, distintos mensaxes, sendo moi dispar se a acollida a realizaban persoas con experiencia ou sen ela.

A persoas que realizaban as acollidas non tiñan nada que as guiara e moitas veces se sentían perdidas.

Fíxose algo para palialo? Que implicou para a organización ou o proxecto?

Por un lado estableceuse un correo de benvida/acollida online para todas as persoas onde xa se lle proporcionaba información importante sobre a asociación e que podía incluso servir de primer filtro (algunhas persoas ao recibir este correo, xa deixaban de mostrar interese e xa non se lle facía acollida online).

Por outro lado consensuouse no grupo de voluntariado un guión para que a persona que faga as acollidas presenciais conten sempre mais ou menos o mesmo (cada unha co seu estilo pero polo menos ter un guión para non esquencerse de nada). O guión está no google drive de voluntariado.

Como se podería ter feito? Leccións aprendidas

Ter información común da certa coherencia na mensaxe da organización, non que dependa das persoas e tamén que sexa igual en todas as sedes.

Guía para as persoas responsables de sede, evita que se sintan perdidas que nas primeiras acollidas teñan un guión (ata que o interiorize e o personalize).

Todas as persoas que se acerquen a ESF van recibir unha información semellante, evitando discursos diferentes.

Contribuen a crear un repositorio de documentos para facer transición entre as persoas responsables de voluntariado da sede e da vogalía, non estar "inventando" a roda cada vez que se incorpora unha persoa nova a voluntariado (evita desgaste) .

Protocoliza o voluntariado (sin ser estrictos e estando abertos a personalización) pero si dá coherencia.

1.2. Establecemento dun protocolo de acollida

Antecedentes

Adoitábase quedar coa persoa interesada (quen tiña dispoñibilidade) e acto seguido se metía nas listas de correo e nas reunións de grupo.

O erro

Normalmente non se quedaba ca persoa interesada previamente e polo tanto salvo que tivera persoas conocidas dentro, a persona non conocía a asociación nin os grupos onde se metía, normalmente sufría un exceso de información (metíase nunha reunión onde non sabía nin do que se falaba, montón de conceptos novos) recibía un montón de correos de temas diversos e que si se daba o caso de que non consultaba o correo habitualmente colapsábaselle a bandexa de entrada. Normalmente metíase en todas as listas de correo a vez e non sabía discernir cales eran do grupo, da sede, da xeral... Polo tanto a maioría das persoas novas sentíanse desbordadas e moitas abandoaban a asociación despóis dunha primeira reunión.

Fíxose algo para palialo? Que implicou para a organización ou o proxecto?

1º. estableceuse unha persoa responsable das acollidas: a persoa responsable de voluntariado será a encargada da acollida e orientación da PV na organización

2º Estableceuse un procedemento/proceso para mellorar a acollida e que esta fose paulatina:

Primeira reunión: Reunión formativa para expoñer o funcionamento de ESF, que lle permitirá á persoa voluntaria (PV) situarse na entidade e coñecer a Asociación. Reunión informativa sobre os grupos de traballo en ESF, para solicitar e transmitir información sobre os grupos. Enviaselle correo con esta mesma información para que poida leer e reflexionar.

Segunda reunión (opcional): Pode dárselle a opción de poñerse en contacto coas/cos responsables de voluntariado dos grupos de traballo ou no seu defecto cas persoas coordinadoras dos grupos de traballo para que poida escoller aquel equipo que máis se axeite ás prioridades da PV e ás necesidades da Asociación. Esta segunda reunión pode eliminarse se a persoa interesada ten claro onde meterse ou se a persoa de voluntariado sabe onde mellor encaixa e pode redirixir. Ademais pode mandarlle información por correo

Terceira reunión, reunión co grupo: Posta ó día, unha vez decidida a incorporación nun determinado grupo de traballo, realizarase unha reunión entre a persoa coordinadora do grupo, ou o responsable de voluntariado de dito grupo, e as novas PV para proporcionar a información pertinente sobre o traballo que están desenvolvendo nese momento antes de asistir á seguinte reunión. A pretensión desta reunión é evitar que a nova PV se sinta totalmente perdida na primeira reunión de grupo.A incorporación as listas de correo faise de forma progresiva podendo incluso facerselle un filtrado de correos mais interesantes para que vaia meténdose pouco a pouco.

Como se podería ter feito? Leccións aprendidas

Unha asociación ten as súas dinámicas de funcionamento que é dificil transmitir nunha única reunión e se necesita tempo, asique mellor facer unha entrada paulatina.

Facendo varias reunións dáselle tempo para que a persoa vaia asimilando información, lea os enlaces que se lle pasan e vaia interiorizando todo. O proceso de asimilación require tempo!!!! e ademáis vai conocendo indirectamente como funcionamos: vai vendo os grupos que hai (voluntariado, grupos de traballo..), como traballamos (listas de correo, reunións presenciais, skypes), vai conocendo a xente (responsable de voluntariado da sede, do grupo, etc).

En grupos con alto movemento de correos ou que están nunha fase moi activa, comprobouse que facelo de forma progresiva era o mais axeitado para non saturar. Normalmente a persoa ten que asimilar información do grupo (non confundir grupo/sede/asociación) e despóis progresivamente ir entrando na asociación... asi que ir dando de alta en distintas listas de forma paulatina é o mais aconsellable. Estas reunións/correos tameń funcionan como filtro de xente que en realidade non está interesada e así non "entorpece" o funcionamento dos grupos de traballo.

2. Presentacións

2.1. Diversificación formatos presentacións

Antecedentes

Ata fai uns anos facianse só presentacións no ámbito universitario, sobretodo nas escolas de enxeñería e basicamnte centrábanse no inicio de curso.

O erro

Concentrábanse moito traballo no inicio de curso, só neste período, e con charlas onde unicamente se falaba de ESF, quen somos, en que traballamos, como, etc... como moito algunhas das persoas PCR falaban da súa experiencia (case sempre o reclamo era os proxectos no exterior) e despóis pasábase un folio para recopilar correos de xente interesada.

Estas presentacións facíanse unicamente nas escolas de enxeñería porque enténdíamos que era a xente mais receptiva (dado o noso nome). Esta situación acarreaba problemas de visibilidade e limitaba moito o noso público, estudantes de enxeñería maioritariamente.

Fíxose algo para palialo? Que implicou para a organización ou o proxecto?

Coa irrupción da sede de Santiago de Compostela (un campus onde apenas hai titulacións técnicas) incorporarónse persoas voluntarias de outras titulacións/profesións (psicoloxía, empresas, xornalismo, etc). Veuse o potencial que tiñan outras facultades e o enriquecedor que podía ser esta diversidade. Esto implicaba rachar con esteriotipos facendo moito fincapé que a enxeñería non é exclusiva das ou dos enxeñeiras/os.

Empezouse a facer presentacións noutras facultades en todas as sedes, ou incluso en sitios fora da universidade (centros sociais, culturais, bares..) poñendo títulos mais chamativos, traballando en rede con outras ONGD, etc. Aínda así, este tipo de formatos non soía atraer a moita xente, dándose a circunstancia de que só acudira unha persoa ou incluso quedase deserta. Esto era moi frustrante para as persoas que organizaban estas charlas. Ideáronse outro tipo de campañas intentando difundir o voluntariado (faltas ti!), traballando en rede con outras ONGD o que enriquecía e o facía menos frustrante. Ainda así, o formato presentación segúia sin acabar de calar... Dende fai un tempo trabállase nunha dobre vía, intentar que todas as actividades sexan unha presentación de ESF, que ademáis de facer charlas/xornadas/cursos sobre unha temática en especial, un dos obxectivos sexa a "captación" de persoas interesadas.

Por outra banda, tamén se fan actividades específicas de presentación pero cun formato diferente, como son os obradoiros, esto permite que a xente de ESF se motive para organizar e asistir a obradoiros sobre temáticas que lle interesen e que estean relacionadas ca TpDH, traballar en rede con outras asociacións, que o noso nome siga sonando e ao mesmo tempo se intente que empece a participar nova xente.

Como se podería ter feito? Leccións aprendidas

É menos frustrante organizar cousas onde poidas aprender algo novo que che resulta interesante e estea en sintonía cos principios de ESF ainda que non os traballe directamente (ex: bioconstrucción).

Traballar en rede con outras organizacións (asociacións, ONGD, expertos en certas materias) crea sinerxias, creas redes, fas contactos, abres portas a outros ámbitos, é moito mais enriquecedor e ao que se debía tender.

Facer cousas prácticas é mais atractivo para a xente que ir simplemente a unha charla As presentacións típicas consumen moitos recursos (carteis, panfletos, ) en formatos que están moi mortos e non aportan moito ou case nada a xente que os organiza (eles xa conocen a asociación)

Empregar reclamos que non sexan os proxectos internacionais reforza o noso discurso de traballo aqui.

3. Seguemento

3.1. Protocolarizar o seguemento das persoas que se van incorporando a ESF

Antecedentes

En ningún momento había ninǵun tipo de rexistro que lle permitira saber as persoas responsables de voluntariado con quen se contactara, cando, se finalmente se incorporara a asociación, si se fora, etc...

O erro

Non había ningún tipo de seguemento das persoas voluntarias asique dependia da "memoria" da persoa responsable de voluntariado.

Fíxose algo para palialo? Que implicou para a organización ou o proxecto?

Fai uns anos abriuse un googledocs onde se rexistraba todos os contactos que facía non só a vocal de voluntariado (online) senon tamén todas as responsables de sede. Así deixábase constancia dos datos básicos persoais, o tipo de contacto e como evolucionaba, si se incoroporaba finalmente ou non. Tamén servia de recordatorio para insistir pasado un tempo a xente que non contestara ou a que pedía un tempo, rexistrar se fianlmente se incorporaba ao grupo de traballo e en que listas se daba de alta para facer a súa incorporación paulatina.

Como se podería ter feito? Leccións aprendidas

Estes rexistros funcionan a modo de recordatorios e son moi necesarios para facer un correcto seguimento e que así non dependa da memoria da persona resonsable

Permite que todas as sedes fagan o seguimento aos mesmos criterios e facilita a transición nestes postos (a persoa que toma o relevo xa ten o rexistro creado, xa ve como se fixo, etc)

Facelo de forma compartida permite tamén que a vogalia coñeza como evolucionan os contactos que se van establecendo.

Non se fixo pero se podería facer algún tipo de estudo de como evolucionou a toma de contacto das persoas interesadas (cantas persoas responderon correo de benvida, cantas van a reunións de acollida, como tomaron contacto coa asociación, cantas persoas siguen despois de x meses, etc.).

4. Formación: Plan anual de formación e estratexia de formación

4.1. Estabelecemeno dunha estratexia de formación

Antecedentes

Non existia ningunha estretexia reflexionada ou consensuada da formacion en ESF.

O erro

Non existia ningunha estretexia reflexionada ou consensuada da formacion en ESF.

Fíxose algo para palialo? Que implicou para a organización ou o proxecto?

Paralelamente a realización do Manual de voluntariado o grupo de voluntaiado fixo unha diagnose das necesidades de formación (arbore de problemas), tipoloxía (formación interna e externa, xeral e específica, etc) criterios para financiación (limites anuais e por persoa), mecanismos de avaliación (enquisa de avaliación, comisión de formación), etc ., é dicir, fíxose unha estratexia de formación de ESF en consonancia cos nosos principios e valores.

Como se podería ter feito? Leccións aprendidas

Reflexión en torno a formacion que quería e necesitaba ESF

Establecemtno de criterios para a financiaicón de formación externa e xa unha partida anual para este concepto

Diferenciación entre tipololoxía de formación e reparto de responsabilidades

Creación de mecanismo de control e avaliaicón

4.2. Establecemento dun Plan Anual de Formación

Antecedentes

Non existía unha planificación da formación.

O erro

A formación que se facía non se sabía se respondía as verdadeiras necesidades de toda a asociación ou simplemente a certos grupos que tiñan mais proactividades para solicitar ou organizala, non había criterios establecidos e consensuados, non había unha avaliación da formación. Tampouco se aproveitaban as formacions que se daban dentro de certos cursos/xornadas que dependían de EpD e que podía ser de interese xeral.

Fíxose algo para palialo? Que implicou para a organización ou o proxecto?

Paralelamente a realización do Manual de Voluntariado, o grupo de voluntaiado fixo unha diagnose das necesidades de formación, tipoloxía, criterios para o seu establecemento, etc. é dicir, fíxose unha estratexia de formación de ESF en consonancia cos nosos principios.

Nesa estratexia estableceuse que cando os distintos grupos de ESF realizan a planificación de actividades fixeran a solicitude da formación necesaria tamén para o ano. Unha vez recopilada toda a formación solicitada o grupo de voluntariado tería que priorizar, presupostar e calendarizar dita formación, sendo resposabilidade de voluntariado a formación xeral sen prexuizo de que o grupo axude a organizar a formacion específica.

Esto tamén implicaria a avaliación da formación e o establecemento dun criterios para financiar formacion externa (impartida por outras entidades).

Como se podería ter feito? Leccións aprendidas

Mellor aproveitamento dos recursos educativos propios e alleos, creación de sinerxias, dar resposta a obriga por parte de ESF de formacion das persoas voluntarias, resposta as verdadeiras necesidades de toda a asociación, calendarización facendo un reparto ao longo do ano adaptado a asociación (aproveitar as xuntanzas, evitar datas exámenes e formulacións, etc) e avaliacion da formacion (temática, persoa relatora, loxística, organizacion, etc).