6 ago. 2015

Informe de erros: Planifica a tua planificación

No ano 2014 xurdiu en ESF Galicia a idea de avaliar algunhas das actividades que levamos a cabo dende un punto de vista de análise de erros, na busca dunha mellora continua dos procesos e xestión. Esperamos que isto redunde nun mellor desempeño e goberno da asociación para facilitar o cumplimento da súa misión. Tamén esperamos que sirva para compartir leccións aprendidas con persoas e institucións interesadas no traballo a favor dos dereitos humanos a nivel global (cunha visión de organización local baseada no voluntariado). Esta idea está baseada nas publicacións dos Failure Reports de ISF Canadá, e comenzouse a executar grazas á consecución da subvención para Fortalecemento de Organizacións Non Gobernamentais de Desenvolvemento de 2014 da Cooperación Galega da Xunta de Galicia.
Se poderán ir consultando na etiqueta "Informe de erros".

Neste caso dende a Xunta Directiva de Enxeñería Sen Fronteiras Galicia nos aconsellan "planificar a nosa planificación".  

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Planifica a tua planificación e non fagas coma nós

1. Antecedentes

A Planificación e unha actividade anual. Todos os anos se presenta na asemblea xeral de novembro. Como grupo Xunta Directiva, dinamizamos esta actividade escribindo aos distintos grupos para que en outubro comecen a facela. Para a planificación do 2015 escribíronse correos avisando e explicando en que consistía o proceso (con prazo, enlace a ferramenta e explicacións de como facer o orzamento) dende tesouraría, presidencia e as vogalías, coordinándose con eles. Para modificar a ferramenta vicepresidencia púxose en contacto coas persoas que nos anos anteriores a manexaron e fixo algunhas actualizacións. Ao final de todo o proceso tesouraría fixo unha revisión final do orzamento, poñéndose en contacto cos grupos e vogalías nos casos de desaxuste.

2. O erro
  • Falta de análise do planificado (actividades). Aínda que si se estudiou en detalle o orzamento pola tesouraría, non se fixo unha análise de actividades en detalle, máis aló de comprobar que todos os grupos planificaran. Tampouco se fixo unha análise para comprobar que as actividades corresponden a nosa planificación estratexica (aínda que si se indicou aos grupos que planificase en base ao cumprimento da planificación estratexica)
  • Pouco tempo de organización: fai que non dea tempo a modificar a organización nin as actividades, soése recurrir a unha copia do ano anterior, e hai dependencia de quen o fixo o ano anterior.
  • A ferramenta de planificación está aparcada todo o ano. Esto fai que tamén se teña dependencia de quen o fixo o ano anterior. A ferramenta ten bastantes anos e sempre se fala de modificala para que sexa mais intuitiva en relación a como se traballa ahora, pero nunca se fai.
  • Falta de potenciación de responsables económicos: moitas veces ao planificar non temos moi claro canto custou unha actividade nos anos anteriores
  • Non axustarse á formulación, especialmente nas bianuais. Esto fai que non encaixen os ingresos cos gastos.

3. Fíxose algo para solucionalo?

  • A nivel de ferramenta, da xente que a fixo e a modificou nos últimos anos. No ano 2015 falamos de crear unha ferramenta que solucione esto.
  • Para planificar: recurriuse a xente mais activa no día a día da asociación.

4. Como se tería que ter facer?

  • Modificar a ferramenta, impoñérmonos uns prazos.
  • Fomentar a existencia de responsables economicos nos grupos, figura que xa existe e se aconsella aos grupos que a teñan (control de gasto no último ano e que fagan un seguemento presupuestario).
  • Consultar seguimento orzamentario do Grupo de Administración e Tesouraría (GAT).
  • Pensar en clave de planificación da Xunta Directiva dende o mes de setembro e propoñelo nos grupos para as primeira reunions do curso, con calma.
  • Fomentar que os grupos dean seguimento á planificación tamén a nivel actividade.

No hay comentarios: